Værkplacering og sikkerhed skal være godkendt af Randers Kunstmuseum, inden deponeringsaftale indgås.

Deponering kan ikke godkendes, hvis værkerne ønskes placeret:

• i gangarealer eller andre steder med snæver passage.
• i kantiner eller tilsvarende.
• i nærheden af varmekilder samt kolde eller stærke luftstrømme (radiatorer og ventilationsåbninger).
• i lokaler med sprinkleranlæg.
• nær vinduer, der ofte åbnes.
• så de udsættes for direkte sollys.
• i lokaler, hvor tobaksrygning er tilladt.
• hvor der er store temperatursvingninger.

Når deponeringsstedet er godkendt og værkerne valgt, klargør museets kunsthåndtering og konservator hvert enkelt værk til uddeponering. Der udarbejdes blandt andet tilstandsrapport på værket, og værket påmonteres beslag til brug for ophængningen og udlåners navn og adresse.

For hvert værk der lånes, skal der betales sags- og håndteringsomkostninger. Prisen er pt. 2.100 kr. Hvis der lånes mere end et værk i samme ombæring skal der efterfølgende betales 900 kr. per værk. Beløbet dækker besøg på museet og valg af værker i dialog med kunstfagligt personale, administrationsudgifter og konservatorens udfærdigelse af tilstandsrapport.

Herefter skal låner hvert år betale omkostningerne for, at museet løbende undersøger de deponerede værkers tilstand. Prisen er pt. 300 kr. pr. værk.

Låner skal desuden betale for transporten fra museet til deponeringssted og igen ved aftalens udløb for transporten tilbage til Randers Kunstmuseum.

Værker kan hjemkaldes, hvis Randers Kunstmuseum eller andre museer skal bruge det til en udstilling. Vi tilbyder så vidt muligt erstatningsværker i udstillingsperioden. De stilles vederlagsfrit til rådighed.

Transport af værker må udelukkende foretages en transportør, der er godkendt efter aftale med Randers Kunstmuseum. Alle transportomkostninger ved levering og returnering af værker afholdes af deponeringsstedet. Deponeringsstedet må gerne selv hænge værkerne op (se håndteringsvejledningen)

Deponeringsstedet skal iagttage følgende:

• Flytning af værk må ikke finde sted uden forudgående aftale med Randers Kunstmuseum.
• Skader på værket skal omgående meddeles Randers Kunstmuseum. Omkostninger i den forbindelse afholdes af deponeringsstedet.
• Tyveri af værk skal omgående meddeles Randers Kunstmuseum.
• Værkerne er omfattet af kommunens regler om selvforsikring/ forsikringsansvar?
• Mindst hvert femte år foretager Randers Kunstmuseum revisions- og tilsynsbesøg forud for forlængelse af deponeringsaftalen.
• Værker kan, uden omkostninger for deponeringsstedet, hjemkaldes til brug for udstillinger på andre museer inklusiv. Randers Kunstmuseum. Der tilbydes så vidt muligt erstatningsværker i udstillingsperioden.
• Misligholdelse af deponeringsaftalen medfører hjemkaldelse af værker. Omkostningerne afholdes af deponeringsstedet.

Museet langtidsdeponerer værker til andre statsanerkendte museer. De værker, der langtidsdeponeres har speciel relevans for deponeringsstedet og indgår ikke i udstillinger. Der udarbejdes deponeringsaftale i forbindelse med godkendelse af deponeringen. Henvendelser om langtidsdeponering rettes til museets ledelse. Følgende sikkerheds- og opbevaringsforhold skal tilstræbes på deponeringsstedet:

• Værket skal være beskyttet af 24-timers sikkerhedssystem. Derudover skal der være sædvanlige sikkerhedsvagter i åbningstiden samt tyveri- og brandalarmer (røg- eller varmedetektor).
• Værket må ikke udsættes for direkte sollys.
• Belysning må ikke overstige 300 lux og skal være forsynet med UV-filtre i nødvendigt omfang.
• Udenfor åbningstid skal lyset begrænses mest muligt.
  Den relative fugtighed i udstillingslokalet skal befinde sig mellem 50% og 60%.
• Luftfugtigheden må ikke variere mere end 5 % inden for en 24 timers periode.
• Opbevaringstemperaturen skal ligge på mellem 20 og 25 grader. Hyppige temperatursvingninger bør undgås og ikke være mere end to grader inden for en 24 timers periode.
• Værkerne må ikke placeres tæt på varmekilder, kolde og stærke luftstrømme eller direkte på uisolerede ydervægge.

• Risiko og ansvar for bevaringen af det deponerede værk påhviler deponeringsstedet.
• Forsikringsmæssigt skal værkerne være omfattet af reglerne vedrørende Kommunens selvforsikring eller være forsikrede af deponeringsstedet for enhver risiko under deponeringen.
• Enhver skade på eller anden synlig forandring i forhold til Randers Kunstmuseums tilstandsrapport eller sidste revisionsbesøg, skal omgående meddeles museet.
• Alle omkostninger vedrørende transport, konservering mv., der skyldes skader opstået under deponeringen afholdes af deponeringsstedet.
• Al transport skal godkendes af Randers Kunstmuseum, og kun efter aftale med Randers Kunstmuseum.

Randers Kunstmuseum kan til enhver tid hjemkalde et værk i forbindelse med egne eller andres udstillinger eller til konservering m.m. Transportomkostninger i den forbindelse er deponeringsstedet uvedkommende, øvrige transportudgifter pålægges deponeringsstedet.
Randers Kunstmuseum aflægger revisionsbesøg hvert 3. år. I den mellemliggende periode skal deponeringsstedet til enhver tid skriftligt kunne bekræfte værkplacering og tilstand.

Inden værket hænges op

• Placering – kun hvor det på forhånd er aftalt.
• Væggens materiale, kan den bære?
• Aldrig i direkte sollys.
• Ikke nær ved ventilationsriste, sprinklere, radiatorer og tilsvarende varmekilder.
• Ikke for tæt på planter, døre, vinduer, mødeborde, sofaer, stole og elektriske installationer.
• Der skal være god plads til passage foran billedet.

• Værket skal hænges op samme dag, det modtages, med mindre andet er aftalt.
• Håndtér værket med stor forsigtighed og altid med handsker.
• Undgå direkte kontakt med værket.
• Løft kun yderst i værkets rammekant (ikke i øverste rammedel) uden at røre maleriets forside.
• Værket skal ophænges i de beslag, der er forberedt af museet.

• Museet skal altid kontaktes, hvis værket skal flyttes f.eks. i forbindelse med istandsættelse og hovedrengøring, eller hvis anden placering ønskes.
• Værket må ikke forsøges aftørret eller rengjort.
• Mærkater og lignende må ikke anbringes på værket.
• Enhver skade eller mistanke om ændring af værkets tilstand skal straks meddeles til museet.